Oleh : Sri Yunita Simanjuntak, S.Agr., M.A.P.
Instansi: Universitas Negeri Makassar
Praktik Administrasi Perkantoran yang dilaksanakan oleh mahasiswa Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Makassar—terdiri dari Muhamad Asrin, Naisila Avrelia Dinarti, Nabila Mahdiyani, Sundari, dan Zulfadli, di bawah bimbingan Dosen Pembimbing Magang Sri Yunita Simanjuntak, S.Agr., M.A.P.—di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan (Kantah) Kota Makassar (khususnya pada periode awal 5 Juni hingga 10 Juni 2026) menjadi potret nyata pentingnya modernisasi kearsipan di instansi pemerintah.
Dokumen pertanahan seperti Buku Tanah dan Surat Ukur memiliki aspek legalitas dan fungsi administratif yang sangat krusial. Oleh karena itu, penataan serta digitalisasi arsip bukan sekadar aktivitas rutin, melainkan fondasi utama bagi terciptanya ketertiban administrasi publik.
Pelaksanaan magang diawali dengan tahap identifikasi dan inventarisasi dokumen fisik Buku Tanah dan Surat Ukur yang tersimpan di ruang arsip. Mahasiswa secara sistematis mendata identitas dokumen, mulai dari nomor hak hingga posisi kearsipan.
Proses ini dilanjutkan dengan verifikasi dan validasi, yakni mencocokkan kembali nomor hak dan nomor Surat Ukur guna memastikan kesesuaian antara kedua dokumen utama pertanahan tersebut.
Memasuki tahap pencatatan digital, mahasiswa menginput data yang telah diverifikasi ke dalam media spreadsheet, Microsoft Excel, serta sistem internal menggunakan akun kantor.
Kerja digital ini mempermudah proses rekapitulasi data secara terstruktur dan cepat. Meski begitu, pengelolaan fisik tidak diabaikan; mahasiswa melakukan pembersihan dokumen lama yang rapuh, penataan sampul/map, hingga penyusunan ulang dokumen fisik berdasarkan urutan nomor dan klasifikasi penyimpanan di ruang arsip.
Secara keseluruhan, terdapat 13 jenis kegiatan operasional yang berhasil diselesaikan melalui koordinasi bertahap, bimbingan penyelia dan dosen pembimbing, serta penerapan prinsip kehati-hatian dalam menangani arsip fisik maupun digital.
Capaian dan output akhir kegiatan magang ini berwujud artikel ilmiah yang berjudul “Pengelolaan Arsip Buku Tanah dan Surat Ukur Berbasis Digital pada Kantor Pertanahan Kota Makassar” pada jurnal Pengabdian Masyarakat Abdi Cendekia Vol 5 No 3 2026, hal 3686-3694- yang mendokumentasikan serta menganalisis pengelolaan arsip Buku Tanah dan Surat Ukur berbasis digital, yang memberikan manfaat strategis tidak hanya bagi Kantor Pertanahan (Kantah) Kota Makassar dalam meningkatkan efisiensi pencarian dokumen, akurasi data melalui cross-check, serta keberlanjutan preservasi arsip fisik bernilai hukum tinggi, tetapi juga dirasakan oleh berbagai stakeholder lainnya.
Bagi masyarakat pemohon layanan, penataan ini mempercepat proses pengurusan hak atas tanah secara lebih transparan dan meminimalkan risiko sengketa data; bagi dunia akademik, karya ini menjadi referensi empiris integrasi teori kearsipan dengan dinamika operasional lapangan yang mempererat jembatan kurikulum perguruan tinggi dan dunia kerja; serta bagi Kementerian ATR/BPN, praktik baik (best practice) ini menjadi rekam jejak yang mendukung percepatan transformasi digital administrasi pertanahan nasional secara inklusif dan berkelanjutan.
Pengalaman magang ini membuktikan bahwa keberhasilan modernisasi kearsipan tidak hanya bertumpu pada adopsi teknologi semata, tetapi juga pada ketelitian manusia, koordinasi tim, dan standar operasional yang disiplin. Kombinasi antara penataan fisik yang tertib dan pendataan digital yang akurat adalah kunci utama menuju tata kelola pertanahan yang andal dan tepercaya di Kota Makassar.
Opini : publik
